Przedsiębiorcy mogą być zdziwieni. W styczniu mogą dostać nawet 100 tysięcy złotych kary!

Nieco ponad tydzień został przedsiębiorcom na uporządkowanie akt osobowych i płacowych swoich pracowników. Od stycznia za przechowywanie tego typu dokumentów grozi wysoka kara.

Przedsiębiorca, który przechowuje dokumenty pracownicze bez wymaganych uprawnień może może narazić się na grzywnę nawet w wysokości 100 tys. zł. Zakłady Ubezpieczeń Społecznych przypominają, że każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą związaną z przechowywaniem dokumentów kadrowo-płacowych, musi być wpisany do rejestru pracodawców, który jest prowadzony przez marszałków województw.   

-  Niestety część dokumentacji jest przechowywana przez firmy niewpisane do rejestru, a dodatkowo warunki przechowywania niejednokrotnie odbiegają od standardów, jakie obowiązują firmy przechowawcze. Jednak już od stycznia 2019 roku wchodzi w życie ustawa o e-aktach, która skraca czas obowiązkowego przechowywania akt i umożliwia ich gromadzenie także w formie elektronicznej - mówi Krystyna Michałek, rzecznik regionalny ZUS województwa kujawsko-pomorskiego.

Wprowadzone zmiany wiążą się z wysokimi karami za przechowywanie dokumentów bez wymaganych dokumentów. Przedsiębiorcy, którzy nie zdążą zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku będą musieli zakończyć działalność przechowalniczą. Konieczne będzie także przekazanie wszystkich dokumentów do firm, które takie uprawnienia posiadają.

Od nowego roku za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień grozi kara nawet do 100 tys. złotych. Żadnej kary nie muszą obawiać się z kolei przedsiębiorcy, którzy do końca roku zgłoszą się do marszałka województwa kujawsko-pomorskiego z wnioskiem o wpisanie do rejestru. Do podania należy jednak dołączyć świadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Wszystko można też załatwić korespondencyjnie.