Kasy fiskalne a dokumentacja medyczna – jak to połączyć?

Rejestrowanie sprzedaży usług medycznych i prowadzenie dokumentacji pacjenta to dwa odrębne obowiązki, które w praktyce często występują równolegle. Choć regulacje są różne, obie powinności muszą być realizowane zgodnie z wymogami, by uniknąć formalnych uchybień. W tym artykule wyjaśniamy, jak pogodzić wymagania fiskalne z zasadami prowadzenia dokumentacji medycznej – bez ryzyka popełnienia błędów.

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej w usługach medycznych

Wymóg rejestrowania sprzedaży usług medycznych na kasach fiskalnych online obowiązuje od 2021 roku i obejmuje lekarzy oraz dentystów przyjmujących osoby fizyczne. Rejestracja musi rozpocząć się od pierwszej transakcji – niezależnie od osiąganych przychodów. Brak urządzenia fiskalnego w takiej sytuacji jest niezgodny z przepisami.

Ten obowiązek dotyczy świadczeń realizowanych poza systemem publicznym, gdzie pacjent płaci bezpośrednio (gotówką, kartą lub przelewem BLIK). Jeśli lekarz działa jako przedsiębiorca i przyjmuje osoby fizyczne w prywatnym gabinecie, musi korzystać z kasy fiskalnej. Taka konieczność istnieje także w przypadku wizyt domowych, o ile nie spełniono warunków zwolnienia.

Kiedy lekarz nie musi mieć kasy fiskalnej?

W określonych przypadkach lekarz może uniknąć obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy usługa finansowana jest przez NFZ, a lekarz działa w ramach kontraktu. Wówczas odbiorcą świadczenia jest fundusz, a nie pacjent.

Możliwe jest również skorzystanie ze zwolnienia w przypadku świadczeń realizowanych na odległość. Warunkiem jest otrzymanie zapłaty w formie przelewu z wyraźnym oznaczeniem, za jaką usługę dokonano płatności. Zwolnienie może objąć także osoby niewidome, prowadzące samodzielnie działalność związaną z ochroną zdrowia, przy spełnieniu dodatkowych warunków określonych w rozporządzeniu.

Dokumentacja medyczna a paragon – różne funkcje, różne cele

W gabinecie medycznym prowadzi się dwie równoległe ewidencje – dokumentację medyczną i rejestr sprzedaży. Każda z nich pełni inną funkcję i musi spełniać inne wymogi formalne. Niewłaściwe byłoby mieszanie ich treści – zarówno ze względu na ochronę danych osobowych, jak i przejrzystość dla pacjenta i urzędów.

Opisy usług w dokumentacji i na paragonie

W dokumentacji medycznej można umieszczać szczegółowe informacje dotyczące diagnozy, zaleceń i przebiegu leczenia. Paragon natomiast ma służyć potwierdzeniu transakcji handlowej – jego treść powinna ograniczyć się do nazwy wykonanej usługi, bez wchodzenia w aspekty zdrowotne pacjenta. To oznacza, że dane z dokumentacji nie mogą być automatycznie kopiowane na paragon.

RODO a informacje fiskalne

Na paragonie nie powinno się umieszczać imienia i nazwiska pacjenta, numeru PESEL ani jakichkolwiek informacji mogących sugerować konkretną diagnozę. Nawet jeśli usługa została wykonana w związku z określoną dolegliwością, opis na dokumencie fiskalnym musi pozostać neutralny. To zgodne z zasadami ochrony danych osobowych, które wymagają zachowania poufności informacji medycznych.

Jak połączyć oba obowiązki w praktyce?

Prowadzenie gabinetu wymaga jednoczesnego zarządzania dokumentacją medyczną i rejestrem sprzedaży. Choć dotyczą one różnych obszarów, ich prawidłowe prowadzenie ma wspólny cel – zgodność z przepisami i gotowość do kontroli. Dla lekarzy najważniejsze będzie prowadzenie dokumentacji medycznej, w którym się specjalizują – nie mogą jednak zapominać o prawidłowej ewidencji sprzedaży. Jednym z najważniejszych elementów pracy z kasą fiskalną są raporty dobowe i miesięczne, które należy generować regularnie.

Raport dobowy to zestawienie sprzedaży z jednego dnia – jego sporządzenie jest wymagane każdorazowo po zakończeniu pracy kasy. Z kolei raport miesięczny podsumowuje wszystkie transakcje z danego miesiąca i stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych. Oba raporty są obowiązkowe i mogą być kontrolowane przez urząd skarbowy, dlatego warto zadbać o ich systematyczne tworzenie. Warto pamiętać, że w przypadku kas online wymaganych w gabinetach lekarskich raporty są wysyłane automatycznie do Centralnego Repozytorium Kas, a urzędnicy mogą sprawdzać ich poprawność zdalnie. Ich wygenerowanie nie zajmuje zbyt wiele czasu, więc z pewnością lekarze znajdą kilka minut na te czynności.

Jak wybrać odpowiednią kasę fiskalną do gabinetu?

Wybór kasy fiskalnej powinien uwzględniać charakter pracy w gabinecie lekarskim. Najczęściej wybierane są urządzenia niewielkie, proste w obsłudze i łatwe do ustawienia w ograniczonej przestrzeni. Dużym zainteresowaniem cieszą się modele takie jak Novitus Mała Online oraz Posnet Ergo Online – obie konstrukcje są kompaktowe, a przy tym zapewniają stabilną pracę i możliwość bezproblemowego połączenia z terminalem płatniczym. Przedsiębiorcy związani z branżą medyczną, często decydują się również na kasy i drukarki fiskalne w białej obudowie, które współgrają z wystrojem gabinetu lekarskiego.

Wszystkie kasy fiskalne dla lekarzy mają możliwość sprawnego programowania nazw usług, co pozwala zachować zgodność z przepisami dotyczącymi opisów na paragonach. Lekarze realizujący wizyty w różnych miejscach mogą rozważyć wersje przenośne, które nie wymagają stałego zasilania. Niezależnie od wyboru, koniecznie należy zadbać o to, by urządzenie posiadało funkcję komunikacji online z CRK. Wersje offline można znaleźć już wyłącznie na rynku wtórnym, dlatego zaopatrując się w kasę fiskalną w sklepie, nie da się popełnić błędu.

[ZT]44790[/ZT]

[ZT]44780[/ZT]