freepik.com
Archiwizacja dokumentów ma wiele zalet. Można zdecydować się na sklasyfikowanie papierowych kopii, ale również postawić na digitalizację akt. Przed podjęciem takiej decyzji warto jednak zapoznać się zarówno z zaletami, jak i wadami takiego rozwiązania. Możliwe jest również zamówienie innych usług, na przykład przechowywania dokumentacji poza siedzibą firmy.
Cyfrowa archiwizacja dokumentów oferuje wiele korzyści w porównaniu do tradycyjnych metod przechowywania akt w formie papierowej. Jedną z nich jest łatwość dostępu do informacji z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie za pomocą urządzenia podłączonego do internetu. Przechowywanie dokumentów (www.ekoakta.pl) w formie papierowej dobrze się sprawdza, ale cyfrowa archiwizacja jest wygodniejsza, ponieważ nie wymaga zaangażowania dodatkowej przestrzeni. Dzięki cyfrowej archiwizacji można łatwo przeszukiwać dokumenty za pomocą funkcji wyszukiwania. Digitalizacja umożliwia ponadto wprowadzenie środków bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie danych, czy kontrola dostępu. Dodatkową zaletą jest możliwość tworzenia kopii zapasowych i zabezpieczenia dokumentów przed przypadkową utratą. Cyfrowe akta można łatwo udostępniać innym osobom. Na plikach zapisanych w ten sposób łatwiej pracować w kilka osób. Współpraca nad nimi staje się bardziej efektywna, a zmiany i aktualizacje są łatwo monitorowane. Cyfrowo zarchiwizowane dokumenty mogą być przechowywane przez długie lata bez degradacji jakości. Dane zapisane cyfrowo podlegają też łatwiejszej utylizacji. Sprawdź, jak długo przechowywać dokumenty bankowe, aby nadać im formę cyfrową. Digitalizacja dokumentów to jeden ze sposobów na optymalizację procesów w firmie.
Mimo że cyfrowa archiwizacja dokumentów posiada wiele zalet, istnieją również pewne wady, które warto wziąć pod uwagę. Jeśli dane nie zostaną odpowiednio zabezpieczone, w niektórych przypadkach może dojść do utraty informacji. Dlatego konieczne jest tworzenie kopii zapasowych. Cyfrowa archiwizacja dokumentów jest ponadto uzależniona od technologii, która może się zmieniać, bywa także zawodna. To oznacza, że trzeba monitorować i regularnie aktualizować zarówno systemy, jak i formaty plików, aby uniknąć problemów z dostępem do archiwizowanych danych w przyszłości. Cyfrowa archiwizacja dokumentacji wiąże się także z kosztami. Przeniesienie istniejących dokumentów z formy papierowej do cyfrowej może wymagać czasu i pracy, zwłaszcza w przypadku dużych zbiorów dokumentów. Dlatego właśnie w tym zakresie warto skorzystać z usług profesjonalistów. Można zamówić na przykład skanowanie dokumentów przez www.ekoakta.pl. Warto także zdecydować się na zamówienie usługi wprowadzania informacji do systemu. Jest ona szczególnie przydatna w sytuacji, gdy danych jest dużo. Możliwe jest również zamówienie wydajnej obsługi faktur, a także elektronicznej teczki osobowej, która pomaga zarządzać pracą kadr.
