Program do faktur z KSeF - jak go wybrać?

W celu wygodnego korzystania z KSeF, trzeba wdrożyć odpowiednie oprogramowanie do fakturowania. Powinno ono pozwalać na bezpośrednie tworzenie i odbieranie faktur strukturalnych bez konieczności logowania się do zewnętrznych platform. Jak znaleźć najlepszy program do faktur z KseF? Co trzeba wiedzieć o nowej strukturze faktury elektronicznej? Jak odbierać faktury zakupu w Krajowym Systemie e-Faktur?

Program do faktur z KSeF

Sprawdzony program do faktur z KSeF zapewnia pełną integrację z systemem, dzięki czemu biura rachunkowe i przedsiębiorcy mogą sprawnie wystawiać i odbierać faktury strukturalne. Na uznanie zasługuje system wFirma, który bazuje na następujących funkcjach:

• Import faktur zakupowych z KSeF - do dyspozycji mamy automatyczny import wydatków z KSeF, dzięki czemu faktury kosztowe są raz dziennie pobierane automatycznie w godzinach nocnych, bez naszej ingerencji. 
• Bezpośrednia wysyłka faktur sprzedaży do KSeF - w efekcie faktury te są automatycznie przesyłane do KSeF, a my dodatkowo możemy korzystać z wersji roboczych, które po zatwierdzeniu zostaną wysłane do systemu. 
• Pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) - użytkownik może sprawnie pobrać UPO bezpośrednio z systemu wFirma, uzyskując potwierdzenie prawidłowego dostarczenia faktury do KSeF. 

Poza tym przedsiębiorcy mogą skorzystać z 30 dni bezpłatnego okresu próbnego, a biura rachunkowe uzyskują dostęp na rok (darmowy) do systemu dla 10 klientów. W efekcie z powodzeniem przetestujemy najważniejsze funkcje, w tym także integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. 

KSeF a faktury zakupu

Nie bez znaczenia dla przedsiębiorców są również kwestie dotyczące zagadnienia tj. KSeF faktury zakupowe. W okresie dobrowolnego korzystania z KSeF, otrzymywanie faktur strukturalnych z użyciem tego systemu wymaga akceptacji odbiorcy faktury (zgodnie z ustawą o VAT). Jeżeli nabywca wyrazi taką zgodę, trzeba mieć na uwadze to, kiedy ma on prawo do doliczenia VAT z faktury wystawionej w Krajowym Systemie e-Faktur. Pamiętajmy o tym, że system wFirma daje nam darmową integrację z KSeF w zakresie nadawania uprawnień osobom trzecim, nielimitowanego wystawiania faktur przychodowych i nielimitowanego pobierania faktur przychodowych oraz kosztowych bezpośrednio z KSeF do systemu.

W celi integracji z KSeF, należy przejść do zakładek: Ustawienia-Faktury-E-Faktury-Krajowy System e-Faktur i Włącz integrację. Z kolei aby wystawić fakturę, przechodzimy do: Przychody-Sprzedaż-Wystaw-Fakturę, gdzie wskazujemy dane nabywcy i dotyczące sprzedaży. Mile widziane jest też zapisanie dokumentu w systemie, korzystając z opcji Zapisz i Wyślij do KSeF. A jak zaimportować faktury kosztowe? To bardzo proste zadanie. Przechodzimy do zakładek Wydatki-Wersje robocze-Importuj z KSeF. Następnie wyznaczamy datę, od której zostaną pobrane faktury. 

KSeF schema FA(3)

Od 1 lutego 2026 roku ma obowiązywać nowa struktura faktury elektronicznej KSeF schema FA(3). W niej doprecyzowane zostały kwestie, które nie zostały ujęte w strukturze FA(2). Nadal jednak obejmuje ona kilka rodzajów pól, a mianowicie pola obligatoryjne, opcjonalne i fakultatywne. Warto podkreślić, że zmiany te są widoczne bezpośrednio w schemacie XML faktury strukturalnej. Jakie modyfikacje zawiera schema FA(3)? Są to przykładowo:

• Zmiana w kodzie i wariancie schemy.
• Zmiana formatu rachunku bankowego, uwzględniając maksymalną długość numeru i znaki specjalne. 
• Dodanie nowego typu daty.
• Zmiana formatu identyfikatora podatkowego innego, uwzględniając znaki specjalne. 
• Rozbudowa słownika stawek, aby uzyskać zgodność z częścią dotyczącą podsumowania faktury. 
• Dodanie roli dotyczącej pracownika w podmiocie trzecim, aby zidentyfikować tzw. wydatki pracownicze. 
• Dodanie nowego typu danych wykorzystywanego w załączniku do faktury.
• Wprowadzenie znacznika (w danych nabywcy) wskazującego, czy faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. 

Oczywiście zakres zmian jest znacznie szerszy i dzięki temu mamy do dyspozycji wiele nowych funkcjonalności oraz modyfikacji, które pozwalają usprawnić korzystanie z KSeF.