Koniec listopada i początek grudnia to czas na podsumowanie mijającego roku. Dla przedsiębiorców jest to świetna okazja do podziękowania współpracownikom i kontrahentom za wspólne osiągnięcia. To także moment na określenie obszarów wymagających dalszych usprawnień lub zmian. Wyrażenie wdzięczności za te wysiłki często odbywa się poprzez wręczanie materialnych upominków, takich jak świąteczne kosze prezentowe. Jednak przy tej okazji pojawiają się pewne pytania dotyczące rozliczeń. Księgowość często zgłasza obawy, czy skarbówka nie odrzuci faktur za upominki zakupione dla kontrahentów i pracowników z firmowych środków, jak te wydatki zakwalifikować oraz jak je rozliczyć w kosztach działalności.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszt uzyskania przychodów uznaje się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie są one wyłączone z katalogu kosztów uzyskania przychodów określonego przez ustawodawcę.
Koszty wyłączone z uzyskania przychodów obejmują m.in. koszty reprezentacji, czyli wydatki ponoszone w celu kreowania dobrego wizerunku firmy i budowania relacji z klientami. Z kolei reklama obejmuje działania mające na celu zachęcanie do zakupu określonych produktów lub usług. W każdym przypadku to przedsiębiorca musi zdecydować, czy dany wydatek można zakwalifikować jako koszt firmy, czy też nie będzie on uznany za koszt uzyskania przychodów zgodnie z powyższą ustawą.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość nieodpłatnych świadczeń otrzymanych w związku z promocją lub reklamą jest wolna od opodatkowania, jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza 200 zł. Jednakże, zwolnienie to nie dotyczy świadczeń przekazywanych pracownikom przedsiębiorcy lub osobom świadczącym usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.
Dlatego drobne upominki świąteczne przekazane kontrahentom w celach reklamowych, o wartości nieprzekraczającej 200 zł, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu przez przedsiębiorcę.
Należy jednak pamiętać, że jeśli kontrahent prowadzący działalność gospodarczą otrzyma prezent o wartości większej niż 200 zł, jest zobowiązany do rozpoznania przychodu i opodatkowania całej wartości otrzymanego prezentu, a nie tylko nadwyżki ponad limit. Podobna zasada obowiązuje w przypadku, gdy kontrahent otrzymuje prezent stanowiący u sprzedawcy kosz reprezentacyjny.
Prezenty świąteczne przekazywane kontrahentom oraz osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej stanowią szczególną kategorię upominków. Takie prezenty mają charakter reprezentacyjny i nie podlegają powyższym limitom, ponieważ ich celem jest budowanie i utrwalanie pozytywnego wizerunku firmy. W rezultacie, takie upominki są traktowane jako koszty reprezentacji i nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu (KUP).
Drobne upominki z logo firmy, takie jak kubki czy długopisy, które są przeznaczone dla szerokiego grona odbiorców, mogą być uwzględnione w kosztach uzyskania przychodu. Natomiast większe prezenty, zwłaszcza te zawierające alkohol lub niemające cech reklamowych, a także te skierowane tylko do wąskiego grona odbiorców, są uznawane za wydatki na reprezentację i wyłączone z KUP.
Przekazywanie upominków świątecznych osobom prywatnym wiąże się także z obowiązkiem wystawienia deklaracji PIT-11 do końca lutego roku następującego po roku przekazania prezentów. Deklaracja ta musi zawierać wartość przekazanego upominku, co wymaga odpowiedniego prowadzenia dokumentacji.
W kontekście ewidencji i opodatkowania upominków, należy również uwzględnić przepisy ustawy o VAT. Zgodnie z tymi przepisami, upominki przekazane osobom, od których nie mamy potwierdzenia ich otrzymania, i których wartość przekracza 20 zł, wymagają odprowadzenia VAT od ich wartości. Jeżeli prowadzona jest ewidencja odbiorców, limit ten wzrasta do 100 zł.
Wartość wszelkiego rodzaju wypłat pieniężnych oraz świadczeń w naturze lub ich ekwiwalentów, które są przekazywane pracownikom w ramach stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, stanowi przychód podlegający opodatkowaniu PIT i składkom ZUS, bez względu na źródło ich finansowania.
Oznacza to, że prezenty świąteczne przekazane pracownikom ze środków obrotowych firmy będą uwzględniane przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zależnie od rodzaju umowy (umowa o pracę, umowa zlecenie). Jednocześnie, wydatki na te prezenty mogą być zaliczone przez pracodawcę do kosztów działalności.
Z kolei upominki sfinansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) mogą być zwolnione z PIT, pod warunkiem spełnienia określonych w ustawie warunków, takich jak roczny limit kwotowy wynoszący 1000 zł. W takim przypadku, wydatek na prezent nie jest kosztem uzyskania przychodu, ponieważ do KUP zalicza się odpisy na ZFŚS.
Znając zasady rozliczania prezentów firmowych, warto zastanowić się nad ich wyborem. Planowanie budżetu na świąteczne upominki z wyprzedzeniem pomoże uniknąć przedświątecznej gorączki. Prezenty można zakupić w sklepach stacjonarnych lub samodzielnie skomponować, jednak może to być czasochłonne. Zakup prezentów przez internet jest wygodną opcją. Firmy takie jak Fitomento.com oferują gotowe kosze prezentowe z logo firmy oraz drobne upominki świąteczne. Dzięki zakupom online można również zaplanować wysyłkę bezpośrednio do pracowników, kontrahentów i klientów.
Obdarowywanie upominkami świątecznymi jest miłe i doceniane, jednak wiąże się z pewnymi obowiązkami podatkowymi. Niedotrzymanie tych obowiązków może skutkować finansowymi konsekwencjami ze strony Urzędu Skarbowego.
