Jak korzystać z KSeF? Co to za system?

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to zarówno zmiana technologiczna, jak i rewolucja w procesach księgowych. Trzeba zatem dokonać redefinicji aktualnych zasad współpracy z kontrahentami. Biura rachunkowe powinny jak najszybciej zapoznać się z Krajowym Systemem e-Faktur i rozpocząć rozmowy z klientami o wszelkich zmianach z tym związanych. Wczesna edukacja partnerów pozwoli uniknąć nieporozumień, błędów przy wysyłce dokumentów i zapewni płynność finansową w okresie przejściowym! Co daje instrukcja KSeF dla klientów biura rachunkowego? Czym jest MCU i jaka powinna być data wystawiania faktury w KSeF? Sprawdźmy!

Instrukcja KSeF dla klientów biura rachunkowego

Niezawodna instrukcja KSeF dla klientów biura rachunkowego została przygotowana przez specjalistów z wieloletnim doświadczeniem, którzy chcą wesprzeć przedsiębiorców i biura rachunkowe w zakresie wdrażania KSeF. Do dyspozycji mamy zatem kompletne instrukcje i przykładowe wzory e-maili dla klientów biura, co znacznie usprawni pracę i komunikację w firmach. Jakie możliwości dają nam takie dokumenty? Przede wszystkim skorzystamy z tłumaczenia zawiłości przepisów, wskazując klientom najważniejsze terminy wdrożenia KSeF. Szablon poprowadzi nas krok po kroku przez techniczne aspekty zmian, stawiając na dokładną instrukcję generowania certyfikatów w systemie Ministerstwa Finansów i wyjaśniając procedurę integracji konta z systemem księgowym. Poza tym wzór precyzuje kwestie obsługi dokumentacji, która pozostaje poza systemem (np. faktury zagraniczne). 

Moduł Certyfikatów i Uprawnień w KSeF

Czym jest MCU KSeF? Moduł Certyfikatów i Uprawnień jest nowym rozwiązaniem technicznym, dostępnym jedynie z poziomu przeglądarki internetowej w domenie KSeF. MCU to tymczasowa propozycja, która ma funkcjonować jedynie do końca stycznia 2026 roku. Następnie funkcjonalność zostanie przeniesiona do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 i API KSeF 2.0. Wspomniane certyfikaty mają za zadanie pełnić następujące funkcje:

• Uwierzytelnianie w systemie KSeF 2.0. - certyfikat potwierdza tożsamość osoby, która loguje się do systemu KSeF API 2.0 i stanowi obowiązkowy etap przed uzyskaniem dostępu do chronionych zasobów. 
• Potwierdzanie tożsamości wystawcy faktury - to daje pewność jednoznacznej identyfikacji wystawcy każdej elektronicznej faktury. 
• Wystawianie faktur w trybie offline - do dyspozycji mamy tworzenie faktur w aplikacji fakturującej podczas awarii lub niedostępności KSeF (także w trybie offline24). 

Dodatkowo MCU pozwala na generowanie kodów QR dla faktur online. W efekcie można wygenerować kod QR w aplikacji fakturującej, który potwierdza autentyczność i integralność faktur stworzonych offline24, udostępnianych nabywcy poza Krajowym Systemem e-Faktur. 

Jak ustalić datę wystawienia faktury w KSeF?

Ogromne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur ma z pewnością data wystawienia faktury w KSeF. Jak ją ustalić? Zgodnie z ustawą o VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną z dniem przesłania ją do KSeF. To oznacza, że data wygenerowania faktury w systemie zewnętrznym nie jest jednoznaczna z tym, że faktura została wystawiona! Istotnym polem struktury XML faktury strukturalnej w tym wypadku jest P_1 - dotyczy ono daty wystawienia faktury. Pole to należy uzupełnić wraz z momentem wysyłki faktury do Krajowego Systemu e-Faktur. Z kolei pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny i jest to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury. Znaczenie ma zatem data podana w polu P_1. Wszystkie te informacje wskazują, że data wystawianie faktury w systemie księgowym i data wystawienia faktury ustrukturyzowanej mogą być inne. 

Krajowy System e-Faktur ma stanowić centralny system dla przedsiębiorców, którzy będą mogli wystawiać, przesyłać i przechowywać faktury strukturalne w bardzo łatwy sposób. Jest to znaczące ułatwienie dla wielu firm, które już od dłuższego czasu korzystają dobrowolnie z takiego rozwiązania. Już za chwilę ma się to zmienić, gdyż KSeF stanie się obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy w Polsce.